De vanligaste skattefelen som egenföretagare begår

Visste du att många egenföretagare begår misstag på grund av okunskap eller bristande organisation? De vanligaste skattefelen som egenföretagare begår är oftast relaterade till deadlines, avdrag och förändrade regler, och kan undvikas med lite planering.

I den här artikeln går vi igenom de vanligaste misstagen så att du kan undvika dem från början och agera med framförhållning. Oavsett om du är nybörjare eller har varit egenföretagare i flera år kommer den här genomgången att hjälpa dig att optimera din skattesituation.

Fel 1: Lämna in skattedeklarationen för sent

Att följa de tidsfrister som fastställts av skattemyndigheten är en av de viktigaste skyldigheterna för egenföretagare. Ofta är det bristande organisation, okunskap eller helt enkelt stress som gör att många yrkesverksamma inte lämnar in sina skattedeklarationer i tid. Detta medför tilläggsavgifter, ränta och, i allvarliga fall, sanktioner som kan få allvarliga konsekvenser för företagets likviditet.

Att ha en uppdaterad skattekalender och använda digitala verktyg kan göra stor skillnad.

Hur du organiserar dig för att hålla tidsfristerna

För att inte missa tidsfristerna måste du först och främst veta exakt vilka skattepliktiga skyldigheter du har: kvartalsdeklarationer (blankett 303 för moms, blankett 130 för inkomstskatt, bland annat), årsredovisningar och delbetalningar.

Det är också rekommenderat att anlita en skatterådgivare eller revisor, särskilt om din verksamhet är komplex eller om du hanterar många fakturor. Genom att automatisera administrativa processer med hjälp av specialiserad programvara kan du spara tid och minska risken för mänskliga fel, vilket garanterar att du alltid är i tid.

Fel 2: Felaktigt avdrag för utgifter

Att dra av yrkesutgifter är en rättighet för egenföretagare, men också en vanlig källa till fel. Många yrkesutövare deklarerar utgifter som skattemyndigheten anser vara personliga, vilket kan leda till påföljder vid en granskning. Andra drar av rädsla inte av utgifter som är avdragsgilla och går därmed miste om skatteförmåner.

Det är viktigt att veta exakt vad du kan dra av och ha dokumentation som styrker varje utgift. Skattemyndighetens huvudkriterium är att utgiften är direkt relaterad till den yrkesutövande verksamheten.

Vilka utgifter kan du dra av och vilka inte?

Du kan dra av:

• Kontorsmaterial och förbrukningsvaror.
• Transportkostnader som är direkt relaterade till din verksamhet.
• Professionella tjänster (advokater, designers, programmerare).
• Kostnader för coworking eller kontorshyra.
• Utbildning relaterad till din verksamhet.

Du kan inte dra av:

• Kläder som inte är uniform eller som kan användas utanför arbetsmiljön.
• Måltider utan affärsmässig motivering (utan kund eller leverantör).
• Semester eller resor som inte har samband med verksamheten.

Spara alltid fakturan, inte bara kvittot, och se till att ditt namn eller ditt företags namn står som mottagare.

Fel 3: Felaktig tillämpning av moms på dina fakturor

Moms är en komplex skatt som varierar beroende på typ av tjänst, kund och plats. Felaktig tillämpning av momssatsen eller bristande åtskillnad mellan utgående moms (den du tar ut) och ingående moms (den du betalar) kan leda till bokföringsfel och problem vid kvartalsavräkningen.

Det är också vanligt att man inte tar hänsyn till momsbefriade transaktioner eller specialfall som omvänd skattskyldighet eller intrakomunitära transaktioner.

Viktiga skillnader mellan utgående, ingående och momsbefriad moms

• Utgående moms: Det är den moms du tar ut av dina kunder. Du måste betala den till skattemyndigheten kvartalsvis.

• Betalbar moms: Det är den moms som du betalar för dina inköp och tjänster som är relaterade till din verksamhet. Du kan dra av den från den utskickade momsen.

• Momsbefriad moms: Vissa tjänster (utbildning, hälso- och sjukvård, finansiella tjänster) är momsbefriade. Den debiteras inte och kan inte dras av, men måste deklareras.

En korrekt tillämpning av moms kräver en tydlig fakturering med väl definierade begrepp och korrekta skattesatser. Det är viktigt att kontrollera gällande bestämmelser och rådfråga en rådgivare om du har frågor.

Fel 4: Att inte föra en uppdaterad bokföring

Många egenföretagare samlar på kvitton, fakturor och banköverföringar utan att registrera dem på ett ordnat sätt, vilket komplicerar kvartalsavslutet och ökar risken för fel. En inaktuell bokföring är synonymt med dåligt underbyggda affärsbeslut och ökad risk för skatteproblem.

Att hålla bokföringen uppdaterad är inte bara en laglig skyldighet, utan också ett verktyg för att få kunskap om din lönsamhet och fatta bättre beslut.

Grundläggande bokföringsskyldigheter för egenföretagare

Beroende på skattesystemet kan du vara skyldig att föra:

• Inkomst- och försäljningsbok.
• Utgifts- och inköpsbok.
• Investeringsbok.
• Bok över utfärdade och mottagna fakturor.

Dessutom måste du spara all dokumentation i minst fyra år. Genom att använda bokföringsprogram eller anlita en konsult kan du hålla allt i ordning och undvika fel i dina deklarationer.

Fel 5: Registrera dig för sent eller i fel skattesystem

Ett av de första allvarliga misstagen begås när man startar sin verksamhet. Att inte registrera sig hos skattemyndigheten eller att göra det under fel rubrik kan få konsekvenser från första dagen. Det är lika viktigt att välja rätt mellan direkt beskattning eller moduler, eftersom det avgör hur du beskattas och hur mycket du betalar.

Många nyetablerade egenföretagare väljer skattesystem utan att känna till de faktiska konsekvenserna, vilket kan leda till att de betalar för mycket eller begår oavsiktliga överträdelser.

Hur man väljer mellan moduler, direkt beskattning och andra system

• Förenklad direkt beskattning: Idealisk för de flesta egenföretagare. Du beskattas efter inkomst minus faktiska kostnader.

• Moduler: Endast tillgängligt för vissa verksamheter och under vissa tröskelvärden. Du betalar en fast avgift enligt objektiva parametrar.

• Normal direkt beskattning: För inkomster över 600 000 € per år.

Det är rekommenderat att göra simuleringar med en rådgivare för att se vilket system som är mest fördelaktigt för din verksamhet, dina inkomstprognoser och dina utgifter.

Andra vanliga (men inte så uppenbara) skattefel

Det finns andra mindre synliga fel som också kan leda till sanktioner, särskilt vid internationella transaktioner eller oregelbundna inkomster. De är inte lika vanliga som de ovan, men de är farliga om de inte kontrolleras.

Låt oss gå igenom några av de viktigaste som du bör undvika från början.

Att inte deklarera transaktioner inom EU

Om du köper eller säljer tjänster till företag inom Europeiska unionen måste du registrera dig i ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios, register för intra gemenskapsleverantörer) och deklarera dessa transaktioner på blankett 349. Många egenföretagare känner inte till detta och utelämnar detta steg.

Underlåtenhet att lämna in blankett 349 kan leda till sanktioner även om beloppen är korrekt deklarerade i moms. Om du tillhandahåller digitala tjänster till europeiska konsumenter måste du dessutom registrera dig i OSS-systemet för att hantera momsen på rätt sätt.

Glömma att deklarera små eller sporadiska inkomster

Alla inkomster som härrör från din verksamhet, oavsett hur små eller sporadiska de är, måste deklareras. Ett vanligt misstag är att anta att om något inte överstiger ett minimibelopp behöver det inte tas med i dina kvartalsrapporter.

Skatteverket jämför bankuppgifter och kan upptäcka odeklarerade inkomster, även om det bara handlar om några euro. Det är viktigt att föra noggranna register över alla inbetalningar, även de som inte faktureras.

Överskrida gränser utan att anpassa din beskattning

När din verksamhet växer kan du överskrida vissa gränser som förändrar din beskattning. Till exempel:

• Gå från moduler till direkt beskattning.
• Du kan inte längre tillämpa reducerade källskatter.
• Du måste lämna in nya blanketter (som 111 eller 190).

Om du inte anpassar din beskattning till din nya situation kan det innebära att du får betala mer skatt eller bli bestraffad för att ha underlåtit att fullgöra dina skyldigheter.

Lär dig de vanligaste skattefelen hos egenföretagare och undvik dem

De vanligaste skattefelen hos egenföretagare beror inte på total okunskap, utan på bristande planering och kontroll. Därför är det viktigt att regelbundet se över dina skyldigheter, ta hjälp av en expert om det behövs och använda tekniska hjälpmedel.

Genom att undvika dessa fel kan du spara pengar, minska riskerna och få en smidigare relation med skattemyndigheten. De vanligaste skattefelen som egenföretagare begår kan förebyggas med små, välplanerade åtgärder.

Vanliga frågor om skattefel hos egenföretagare

I detta avsnitt besvarar vi några av de vanligaste frågorna bland egenföretagare om skattefel, tidsfrister och rådgivning. En bra förvaltning börjar med att du känner till dina rättigheter och skyldigheter.